dc services GmbH
Facility- & Immobilienmanagement, Kiel
Was jemand für jedes Mitarbeitergespräch von Hand aus Personio zusammentrug, entsteht heute auf Knopfdruck.
Inklusive aller Daten, die in so einer Unterlage nichts zu suchen haben: Steuer-IDs, IBANs, Gesundheitsangaben.
- Aufgabe
- Gesprächsunterlagen aus Personio
- Umsetzung
- n8n self-hosted, eigene PDF-Schwärzung, KI-Analyse
- Time-to-Value
- 3 Wochen Kickoff bis Go-Live
Eine Unterlage, die jedes Mal von Hand entstand
Vor jedem Mitarbeitergespräch musste jemand eine Unterlage zusammentragen – von Hand, aus Personio. Abwesenheiten, Anwesenheiten, Dokumente: Alles lag digital vor, nur eben verteilt und nicht in der Form, in der eine Führungskraft es braucht.
Der eigentliche Haken saß tiefer. Wer Personaldaten für ein Gespräch zusammenstellt, hat am Ende mehr auf dem Tisch, als in dieses Gespräch gehört – und muss es vor der Weitergabe einzeln entfernen. Von Hand ist das eine Fleißaufgabe, bei der ein Übersehen genügt.
dc services ist ein mittelständischer Facility- und Immobilien-Spezialist aus Kiel mit rund 45 Mitarbeitenden.
Was mit ausgeliefert wurde
- Steuer-Identifikationsnummern
- IBANs und Kontodaten
- Gesundheitsangaben
Daten, die in einer Gesprächsunterlage nichts zu suchen haben und vor jeder Weitergabe einzeln geschwärzt werden mussten.
Drei Weichenstellungen, eine begründete Wahl
Vor dem ersten Workflow stand keine Vorentscheidung, sondern ein offenes Feld: welches System orchestriert, wie werden sensible Personio-Daten geschwärzt, wo läuft das Ganze im Betrieb. Für alle drei Fragen gab es mehrere ernsthafte Kandidaten, und jede Option wurde geprüft, bevor überhaupt eine Zeile Workflow lief.
Zur Wahl standen
Für jede der drei Fragen gab es echte Alternativen – keine davon war die naheliegende Standardwahl, jede hätte funktioniert:
- Workflow-System: n8n (self-hosted), Workato, Pipedream – Self-Hosting gegen SaaS, Kosten und Governance.
- Schwärzung: PDF-Redaction gegen Maskierung – Auditierbarkeit und Automatisierungsgrad.
- Infrastruktur: VPS, Docker, Reverse Proxy – Storage, Rechte, Monitoring.
Warum es n8n wurde
Die Antwort fiel begründet, nicht aus Gewohnheit: n8n self-hosted als Orchestrator, dazu eigene PDF-Schwärzung statt Fremddienst.
- n8n: On-Prem in Docker, gute API- und Webhook-Abdeckung, schnelle Iteration zum fairen Preis.
- Eigene Schwärzung: gezielte Felder und Seiten, revisionssicher, ohne Dritt-Abhängigkeit.
- Rahmen: PII-Minimalprinzip, saubere Logs, HR-taugliche Ausgabe – für beide Entscheidungen verbindlich.
Aus der Sondierung wurde ein Prinzip, das für das ganze Projekt galt: Kontrolle über die eigene Infrastruktur und die eigenen Daten wiegt schwerer als der bequemste Weg – auch wenn eine SaaS-Lösung oder ein externer Schwärzungsdienst den ersten Schritt beschleunigt hätte. Der Maßstab dafür war in beiden Fällen derselbe, DSGVO-Konformität.
Unser Automatisierungsprozess
Mit einem klaren Verständnis dafür, wie verstreute Personaldaten Prozesse ausbremsen, haben wir einen Workflow entwickelt, der Informationen aus Personio strukturiert, datenschutzkonform aufbereitet und in nutzbare Berichte verwandelt – von der rohen Information zum fertigen Dokument in fünf Schritten.
Vom Kickoff zum produktiven Workflow bei dc services
3 Wochen Time-to-Value bei dc services – von Kickoff & Analyse bis Go-Live.
Leistungsbereiche
- Automation
- End-to-End Workflow · n8n Orchestrierung
- Integration
- Personio API · REST / JSON
- Deployment
- On-Premise · Docker Container
- Compliance
- DSGVO-Schwärzung · Local Processing
- Output
- PDF Generierung · Autom. Reporting
Zeitplan
-
1
Kickoff & Analyse
Prozessaufnahme und technische Prüfung.
-
2
Build Phase
Entwicklung der Workflows in n8n und API-Anbindung.
-
3
Testing
Validierung der Daten und DSGVO-Check.
-
4
Go-Live
Übergabe und Deployment auf Kundensystem.
Stimmen aus dem Unternehmen
Die Einführung automatisierter Prozesse verändert nicht nur die Technik, sondern vor allem die tägliche Arbeit. Hier sind die Eindrücke von denen, die es am besten wissen.
Wo werden bei Ihnen Daten von Hand zusammengetragen?
Der Auslöser war hier eine wiederkehrende Aufgabe, für die es kein Werkzeug gab. Solche Stellen gibt es in den meisten Unternehmen – dort, wo zwei Systeme nicht miteinander sprechen und ein Mensch die Lücke füllt. Erzählen Sie uns, welche das bei Ihnen ist.
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