Personio Automatisierung
& Smart Privacy
Schluss mit manuellen Excel-Listen und Datenschutz-Risiken.
Wir generieren vollautomatische HR-Reports direkt aus
Personio – intelligent geschwärzt durch unsere Custom Privacy Software
und gesteuert von n8n.
Services & Timeline
Automation
Integration
Deployment
Compliance
Output
Time-to-Value
Kickoff & Analyse
Prozessaufnahme und technische Prüfung.
Build Phase
Entwicklung der Workflows in n8n und API-Anbindung.
Testing
Validierung der Daten und DSGVO-Check.
Go-Live
Übergabe und Deployment auf Kundensystem.
Automatisierte Klarheit
Mit einem klaren Verständnis dafür, wie verstreute Personaldaten Prozesse ausbremsen, haben wir einen Workflow entwickelt, der Informationen aus Personio strukturiert, datenschutzkonform aufbereitet und in nutzbare Berichte verwandelt.
Unsere Lösung vereint technische Präzision mit intuitiver Anwendbarkeit. Sie respektiert Datenschutz von Grund auf und ermöglicht Unternehmen, schneller zu handeln, Gespräche gezielter vorzubereiten und Personalentwicklung wirkungsvoller zu gestalten. Nicht nur Automatisierung – sondern echte Übersicht.
Vom Prozess zum Prinzip
In diesem modellierten Kundenfall zeigen wir unseren gemeinsamen Weg von der ersten Bestandsaufnahme bis zum prüfbaren HR-PDF. Ziel war, verstreute Personio-Daten und vorhandene Dokumente zu einem einheitlichen, lesbaren Bericht zusammenzuführen—transparent und nachvollziehbar.
Links die Projektphasen vom Kickoff über Diagnose, Zielarchitektur und Datenscope bis Betrieb & Übergabe; in der Mitte die Kernentscheidungen zu Workflow-System, Schwärzungsstrategie und Infrastruktur; unten der Datenfluss von der Personio-API über JSON-Aufbereitung und Dokumenten-Merge bis zum finalen PDF. So wird sichtbar, welche Schritte wann entschieden wurden und wie daraus das Ergebnis entsteht.
Vom Erstgespräch zum Ergebnis
Was viele Unternehmen bremst, ist nicht der Mangel an Daten – sondern ihre Verteilung. Abwesenheiten, Lohnabrechnungen, Arbeitsverträge: Alles liegt digital vor, aber selten dort, wo man es braucht.
Unsere Lösung setzt genau hier an. Über eine gezielte API-Anbindung werden relevante Informationen aus Personio automatisiert abgerufen, in strukturierte JSONs überführt und gemeinsam mit vorhandenen Dokumenten zu einem einheitlichen PDF zusammengeführt. So entsteht der erste Baustein für einen Bericht, der nicht nur vollständig ist – sondern auch lesbar.
Überblick: Von Optionen zur Lösung
Start mit Sondierung: passendes Workflow-System, Schwärzungsstrategie, passende Infra.
Workflow-System
- n8n (self-hosted), Workato, Pipedream
- Self-hosted vs. SaaS
- Kosten & Governance
Schwärzung
- PDF-Redaction vs. Maskierung
- Auditierbarkeit
- Automatisierung
Infrastruktur
- VPS/Docker/Reverse Proxy
- Storage & Rechte
- Monitoring
Diagnose → Entscheidung
n8n (self-hosted) als Orchestrator + eigene PDF-Schwärzung für Kontrolle & DSGVO.
Warum n8n?
- On-Prem in Docker
- Gute API/Webhook-Abdeckung
- Schnelle Iteration, fairer Preis
Warum eigene Schwärzung?
- Gezielte Felder/Seiten
- Revisionssicher
- Keine Dritt-Abhängigkeit
Rahmen
- PII-Minimalprinzip
- Saubere Logs
- HR-taugliche Ausgabe
Zielarchitektur (high-level)
Schlank, hostbar, wartbar – ohne Interna offenzulegen.
Core
- VPS + Docker Compose
- Traefik (Reverse Proxy)
- n8n Container
Services
- PDF-Redaction Service
- File/Blob-Storage
- Mail/Webhook Ausgabe
Governance
- RBAC & Secrets
- Monitoring & Backups
- Audit-Logs
Datenscope (Personio)
Objekte & Felder für den HR-Report.
Objekte
- Employee (Stammdaten)
- Attendance / Absence
- Documents (z. B. Lohn)
Filter
- Zeitraum / Stichtag
- Mitarbeiter-ID / Teams
- Nur erforderliche PII
Ausgaben
- HR-PDF (kompakt, lesbar)
- CSV/JSON optional
- Audit-Trail monatlich
Mini-Proof: Ende-zu-Ende
Kleiner, echter Durchstich bis zum fertigen HR-PDF.
- Eingabe: Mitarbeiter-ID + Zeitraum.
- Daten: Start mit Personio Custom Reports – API als Option.
- Verarbeitung: JSON normalisieren → Inhalte mergen → PDF schwärzen.
- Output: HR-PDF (Download/Versand); KPIs: Zeit, Fehlerquote, Vollständigkeit.
Betrieb & Übergabe
Stabiler Betrieb im Kundenumfeld – klar dokumentiert.
Run
- n8n Flows versioniert
- Backup & Updates
- Monitoring/Alarme
Security
- Secrets Management
- Rollen/Rechte
- DSGVO-Protokolle
Handover
- Admin-Guides
- Kurzes Training
- Supportwege
Ergebnis: HR-PDF & Klarheit
Liefergegenstand für HR – lesbar, sicher, wiederholbar.
Deliverables
- HR-PDF (geschwärzt)
- Flows & Doku
- Audit-Report
Impact
- Report-Zeit ↓
- Fehlerquote ↓
- Nachvollziehbarkeit ↑
Next
- API-Ausbau optional
- Weitere Reports
- PDF-Layout-Feinschliff
VIELEN DANK!
Jasper Brechtefeld & Iason Baxmann
kontakt@bfbm-solutions.de
www.bfbm-solutions.de
Stimmen aus dem Unternehmen
Die Einführung automatisierter Prozesse verändert nicht nur die Technik, sondern vor allem die tägliche Arbeit. Hier sind die Eindrücke von denen, die es am besten wissen
Einfach mal Moin sagen.
Keine PowerPoint-Schlacht, kein Sales-Pitch.
Erzählen Sie uns kurz, woran Sie gerade arbeiten. Wir geben Ihnen eine ehrliche Einschätzung, ob wir helfen können.
- Direkt mit den Gründern sprechen
- Schauen, ob die Chemie stimmt
- Virtueller Kaffee (30 Min)